Wie Sie Meetings durch visuelles Arbeiten zielführend gestalten

Visuelle Protokolle für schnelleres Verstehen und bessere Übersichtlichkeit von Meetinginhalten

Wie kann ich Meetings durch visuelles Arbeiten zum Ziel führen?

Meetings sind Denkprozesse

Rennen Sie im Geschäftsmeeting nicht in eine Sackgasse sondern vermitteln Sie Inhalte visuell. Sie merken schnell, dass Teilnehmer aktiv werden und die Inhalte strukturiert vermittelt werden können
Meetings an die sich keiner erinnert sind Sackgassen. Doch wie ändert man das?

Erinnern Sie sich an die Inhalte Ihres letzten Business-Meetings? Nein? – Das sollten Sie aber! Denn gerade das Festhalten von Ergebnissen, Aufgaben und Terminen ist wichtig, damit das eigene Unternehmen durchstarten kann. Die Wirkung von Geschäftsmeetings auf den Unternehmenserfolg sind häufig unterschätzt, da sie nicht zielführend und gewinnbringend ablaufen. Wenn Teilnehmer die wichtigen Inhalte daraus nicht mitnehmen, führt das Meeting in eine Sackgasse, die schwer zu durchbrechen ist. Wie können die wichtigen Informationen, die in Meetings ausgetauscht und besprochen sind so vermittelt werden, dass Projekte aktiv umgesetzt und echte Ergebnisse erzielt werden können?

 

Denkprozesse, die den Unternehmenserfolg steigern

Besprechungen sind im Businessbereich keine Seltenheit. Eher noch sind sie alltäglich und gehören zum festen Bestandteil der Planung und Umsetzung neuer Ideen und Strategien in jedem Unternehmen. Die Abläufe sind sich dabei oft sehr ähnlich: Es werden zunächst allgemeine Anliegen besprochen, bisherige Ergebnisse dargestellt und neue Aufgaben verteilt. Gemeinsames Denken und Verstehen ist besonders im Meeting wichtig, da alle Personen an einem Tisch sitzen oder im digitalen Raum zusammentreffen und interagieren. Hier bietet sich die Chance, neue Ideen zu überzeugenden Präsentationen zu formen und damit unternehmerische Ressourcen auszuschöpfen. Es gibt Faktoren die stark beeinflussen ob ein Meeting effektiv verlaufen wird und ob es gewinnbringende Ergebnisse für das Unternehmen erzielen kann. Dazu gehören Rahmenbedingungen wie

• Die gegenseitige Wertschätzung, die Teilnehmer füreinander aufbringen, um auf Augenhöhe miteinander kommunizieren zu können
• das Festlegen auf einen bestimmten Fokus oder ein Ziel, welchen das Meeting behandeln soll
• die zielführende Gesprächsführung durch einen Moderator, der Parteien versteht und zusammenbringt
• das visuelle Festhalten von Gedanken und Ergebnissen, um sich später daran zu erinnern und Ideen weiterführen zu können

Sind diese Aspekte gut bedacht, schaffen sie die Rahmenbedingungen eines erfolgsversprechenden Meetings. Warum aber sollten Sie beginnen, Meetings visuell zu machen?

Wir denken visuell, also warum arbeiten wir nicht auch visuell?

Das Gehirn verarbeitet unsere Denkprozesse auf visuellen Ebene und speichert diese entstandenen Bilder ab. So kommt es oftmals vor, dass uns Erinnerungen in den Kopf kommen, die ein bestimmtes Bild zeigen. Erinnern Sie sich an das Lernen während der Schulzeit oder dem Studium? Oft versuchten wir uns während der Klausur in den Kopf zurück zu holen, was besonders wichtig war. Dabei sind es meist die Bilder – von Diagrammen, Listen oder Graphiken, an die wir uns erinnern. Sie bleiben besonders gut im Kopf hängen und sorgen dafür, dass man den roten Faden behält und sich die Dinge erneut vor Augen führen kann. Bilder behalten sich nicht nur gut im Kopf, sondern sie können Teilnehmer außerdem aktivieren sowie Inhalte auffrischen und hervorheben.

Wenn solche einfachen Hilfestellungen schon während der Schulzeit geholfen haben, wichtige Aussagen in Erinnerung zu behalten, warum nutzen wir sie später nicht auch im Businessbereich? Visuelle Unterstützung von Meetings ist sinnvoll, um Gesagtes aufzunehmen und Ideen weiter formen zu können. Auf Papier und Flipchart ebenso wie digital am iPad und Whiteboard wird es ganz leicht, einen Gedanken aus dem Kopf für sich selbst und andere visuell darzustellen.

Wenn wir diese Technik erlernen und in unsere alltäglichen Meetings einbringen, schaffen wir einen echten Mehrwert und Verstehen unsere Gesprächspartner auf einer neuen Ebene des visuellen Arbeitens.

Den Einstieg in die visuelle Arbeit erleichtern

Um ganz einfach beginnen zu können und zu zeigen, was visuell arbeiten bedeuten kann, wollen wir hier einige Beispiele geben. Visuell zu arbeiten muss keine hohe Kunst bedeuten. Es fängt oft schon dabei an, ein Protokoll zu strukturieren. Dabei haben schon einfache Formen eine aktivierende Wirkung auf unser Gehirn. Und in der Meetingsituation kann man damit beginnen, die Agenda zu sortieren und durch Visualisierungen auszudrücken. In unserer Übersicht sind die verschiedenen Arten dargestellt, wie Sie mit Hilfe visueller Ansätze dafür sorgen, dass Inhalte aus einem Meeting im Kopf der Teilnehmer besser hängen bleiben und umgesetzt werden können.

Wissen visuell auf Papier strukturieren
Ob als Liste, in Form eines Diagramms, einem Raster oder einem Weg – Wissen kann man auf unterschiedliche Arten visuell darstellen. Das hilft, um ein besseres Verständnis zu schaffen und Teilnehmer in einem Meeting zu aktivieren.

 

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