Keine Bilder zum Einrahmen, sondern zum Rahmen sprengen

Mit Bildern Rahmen sprengen

„Man verbaut sich selbst den Weg zum Erfolg, wenn man auf Visualisierungen verzichtet.“
(Wieke, 2005, S. 87)

„Ich kann nicht zeichnen“, „Das sieht lächerlich aus“, „Ich bin wortgewandt und brauche deshalb keine Visualisierung“, „Visualisieren lenkt nur ab“. Diese und weitere Aussagen hören wir immer wieder. Doch überwinden sich diese Personen, die Visualisierung im Meeting oder Gespräch zu nutzen, sind sie schließlich begeistert und können sich gar nichts anderes mehr vorstellen.

Denn das Bild bringt das Thema auf den Punkt. Es ist für alle sichtbar und ermöglicht, andere Vorstellungen schnell zu erkennen, einzelne Themen zu hinterfragen und schließlich ein gemeinsames Verständnis zu erzeugen. Diese für uns täglichen Erfahrungen finden sich auch in zahlreichen unabhängigen Empfehlungen für effiziente Meetings wieder. So sagt (Wieke), dass die Visualisierung den Teilnehmern das Problem „fest vor Augen“ hält und somit besser daran gearbeitet werden kann. Das flüchtige Wort hingegen lässt es genauso schnell wieder verschwinden, wie das Gesagte selbst. (Wieke, 2005, S. 88)

Meetings sind Räuber der Arbeitszeit

Dabei geht es bei dieser Art der Visualisierung nicht um schicke Bilder, die am Ende eingerahmt aufgehängt werden sollen. Es geht nicht um Kunstwerke. Es geht um eine bessere Kommunikation, um eine höhere Produktivität im Meeting.

Genau das wünschen sich die meisten Unternehmer und Führungskräfte: kürzere und weniger Meetings, mit gleicher oder sogar höherer Qualität der Ergebnisse. Dies ergab eine von uns durchgeführte Befragung ausgewählter Kunden. Gleichzeitig belegen dies aber auch zahlreiche Berichte und Statistiken, nach denen Meetings häufig als Räuber der wertvollen Arbeitszeit angesehen werden. (MatchWare GmbH, 2013)(Wieke, 2005, S. 10)

Manager sind dabei besonders betroffen. Sie verbringen häufig mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Meetings, wovon ca. 1/3 unproduktiv ist. Dabei bemängeln 76% der Befragten einen zu geringen Nutzen im Verhältnis zum zeitlichen Aufwand (s. Abb. 1). Aber auch die schlechte Organisation und Gesprächsleitung seien für 81% der befragten Führungskräfte Grund für schlechte Meetingeffizienz. So verbringen 90% der Teilnehmer mit Tagträumen, 73% erledigen parallel andere Arbeiten. (Laufer, 2009, S. 13) (Rogelberg, 2019, S. 140)

Hohe Kosten durch Unproduktivität

Diese Unproduktivität kostet Unternehmen sehr viel Geld. (Laufer) stellt hierfür eine einfache Beispielrechnung auf, für die lediglich die Gehaltskosten der Teilnehmer mit der Zeit für das Meeting, sowie den Zeiten für Vor- und Nachbereitungen multipliziert und addiert werden. In seiner Rechnung wurden 10 Teilnehmer mit einem Durchschnittsgehalt von 60€ pro Stunde angenommen. Das Meeting hat 3 Stunden gedauert. Für Vor- und Nachbereitung werden 100% der Besprechungskosten angenommen, sodass sich je Meetingstunde und Teilnehmer Kosten von 120€ ergeben. Ein 3-stündiges Meeting mit diesen 10 Teilnehmern würde demnach 3.600€ kosten. (Laufer, 2009, S. 14) Hinzu kommt die vergeudete Zeit.

Insgesamt kosten unproduktive Meetings alleine in den USA die Unternehmen 30 Milliarden US-Dollar pro Jahr, so (Rogelberg). Hinzu kommen Kosten durch unzufriedene Mitarbeiter, welche weniger produktiv arbeiten und nicht innovativ handeln. Auch ihr Teamgeist und der Wille, Anderen zu helfen, reduziert sich. Eine Studie belegt, dass viele Stunden nach einem schlechten Meeting durch schimpfen und beschweren vergeudet werden können. (Rogelberg, 2019, S. 140)

Trotz dieser Tatsachen, wird in den jährlichen 360-Grad-Umfragen in Unternehmen nicht nach der Effizienz und Produktivität von Meetings gefragt. Auch Schulungen für angehende Führungskräfte hinsichtlich des effizienten Durchführens von Meetings gibt es nicht oder nur in sehr geringem Umfang. (Rogelberg, 2019, S. 141) Führungskräfte oder Meetingleiter sind daher selbst gefragt, sich diesbezüglich Wissen und Fähigkeiten anzueignen und Best Practice-Methoden zu finden. Ein paar Tipps dazu erhalten Sie im weiteren Verlauf dieses Blogartikels. Wie Sie ein Meeting professionell vorbereiten, erklären wir Ihnen in unserem Blogartikel „Vom Monolog zum Dialog zum Multilog“.

Zu viele und unproduktive Meetings für Manager
Abb. 1: Zu viele und unproduktive Meetings für Führungskräfte

Meetings professionell vorbereiten

Meetings sind im Berufsalltag unerlässlich. Sie dienen dazu, zu informieren, Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen oder Strategien zu entwickeln. Ihr Umfang kann dabei enorm variieren. Je nach Thematik können sie gemäß unserer Befragung von 15 Minuten bis hin zu mehreren Stunden oder Tagen reichen.

Um diese effizient durchführen zu können, müssen bestimmte Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Eine gute Vorbereitung inklusive Zielsetzung, Zeitplanung, Agenda und Teilnehmer ist daher unbedingt notwendig. Um Ihnen dies zu erleichtern, halten wir Ihnen hierfür das Template „TheMeetingCore“ (hier herunterladen) in unserem Artikel „Vom Monolog zum Dialog zum Multilog“ bereit. Ein Moderator führt durch das Meeting und achtet darauf, dass sowohl alle etwas beitragen können, als auch Vielredner gebremst werden. (Zielke, 2016) (Haufe Online Redaktion, 2013) (Schönherr, 2012)

So kommt es häufig vor, dass sich, sobald der Leitende des Meetings die zu erarbeitende Problemstellung genannt hat und es in die Erarbeitung geht, in den einzelnen Gruppen deutlich Gruppenführer herauskristallisieren. (Wellhöfer, 2012, S. 107) Sie übernehmen den Stift oder delegieren die Aufgabe des Visualisierens, bestimmen jedoch, was visualisiert werden soll. Je nach Ziel muss hier eingegriffen werden. Für qualitativ hochwertige Ergebnisse sollte jeder Teilnehmer seine Ideen einbringen.

Überlegen Sie während den Vorbereitungen auch, welche Teilnehmer wirklich zur Zielerreichung des Meetings benötigt werden. Denn wenn Sie zu viele Teilnehmer einladen oder Personen, die nichts zum Thema beitragen können, entstehen schnell oberflächliche Gespräche oder Small Talk. Halten Sie lieber Personen über die Ergebnisse informiert oder lassen Sie deren Ideen während der Vorbereitungen mit einfließen. So fühlen sich alle wertgeschätzt, da sie in die Thematik und deren Lösung einbezogen werden, ihre Zeit jedoch nicht unnötig beansprucht wird. (Rogelberg, 2019, S. 142)

Machen Sie sich zudem Gedanken, wo und wie Sie die Besprechung durchführen möchten. (Rogelberg) empfiehlt, hier mutig zu sein und Neues auszuprobieren. Das Ziel ist, die Teilnehmer aus ihrem gewohnten Verhalten, aus ihrer Komfortzone zu bringen. Nutzen Sie überraschende Zeiten, z.B. 23 Minuten, führen Sie das Meeting im Stehen durch, wechseln Sie die Räumlichkeiten, etc. (s. Abb. 2) (Rogelberg, 2019, S. 142)

Haben Sie Ihre eigenen Vorbereitungen abgeschlossen, senden Sie die geplante Agenda an die Teilnehmer. Fragen Sie dabei, welche Punkte sie noch aufnehmen würden oder ob eine andere Priorisierung notwendig ist. Diese E-Mail muss wenigstens 2 Tage vorher versendet werden. Planen Sie einen längeren Zeitraum ein, je mehr Themen besprochen werden sollen, je länger das Meeting dauern soll und je mehr Teilnehmer eingeplant sind. Fügen Sie hier wichtige offene Fragen sowie einen Termin zur Abgabe von Rückmeldungen ein. (Rogelberg, 2019, S. 141)

Neues wagen, um eingekrustete Meetinggewohnheiten aufzubrechen, z.B. an anderen Orten zusammenkommen
Abb. 2: Neues wagen, um eingekrustete Meetinggewohnheiten aufzubrechen, z.B. an anderen Orten zusammenkommen

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Neben einer guten Vorbereitung gehört auch eine gute Nachbereitung zu den Aufgaben eines Meetingleiters. Hierbei geht es darum, zu reflektieren, wie das Meeting lief, was gut war und was besser sein könnte. Die Erkenntnisse müssen in entsprechende Maßnahmen einfließen und im nächsten Meeting realisiert werden. Stellen Sie hierzu Fragen zur Teilnehmeraktivität, zur Gesprächsdynamik und zum Inhalt (s. Abb. 3):

Waren die Teilnehmer fokussiert oder abgelenkt? Waren die Gesprächsbeiträge gut verteilt oder gab es einen Gesprächsführer? Wer war das? Wurde durchgehend das eigentliche Thema besprochen oder überwogen irrelevante Inhalte? Wurden viele neue und auch überraschende Ideen und Meinungen eingebracht oder waren diese relativ gleich? Waren die Teilnehmer motiviert und engagiert? Was wirkte sich positiv auf die Aktivität aus, was wirkte negativ?

Machen Sie sich zu diesen und weiteren Fragen Gedanken. Notieren Sie gut Gelungenes, um dies beizubehalten und Punkte mit Verbesserungspotential, um Ihre Meetings produktiver zu gestalten. Ihre Teilnehmer werden die Veränderungen spüren und mit immer besserer Einstellung und höherer Motivation in Ihre Meetings gehen. Dies wirkt sich positiv auf das Gesprächsklima und damit insgesamt auf die Produktivität und Qualität des Meetings aus. Sprechen Sie auch neue Maßnahmen zur Verbesserung der Meetingsituation zu Beginn offen an. So können sich die Teilnehmer darauf einstellen und Sie schaffen eine entspanntere Atmosphäre. (Rogelberg, 2019, S. 141)

Neben der ständigen Selbstreflexion ist es zudem wichtig, regelmäßig Meinungen der Teilnehmer einzuholen. (Rogelberg) empfiehlt, dies entweder in 1:1-Gesprächen oder mittels computergestützter Umfragen zu tun. Dazu reichen schon drei einfache Fragen:

  1. Was hat ihnen in den letzten Meetings gut gefallen?
  2. Was sollte besser gemacht werden?
  3. Welche Empfehlungen haben sie?
Nachbereitung von Meetings zur stetigen Verbesserung und Produktivitätssteigerung
Abb. 3: Nachbereitung von Meetings zur stetigen Verbesserung und Produktivitätssteigerung

Visualisierung zur Produktivitätssteigerung

Ist Ihr Meeting gut vorbereitet und haben Sie Maßnahmen für ein gelingendes und produktives Meeting getroffen, geht es nun darum, die Inhalte mit bestmöglicher Qualität zu erarbeiten. Hierbei unterstützen Visualisierungs- und Moderationstechniken. Sie tragen dazu bei, dass schneller Meinungen gebildet und die Teilnehmer aktiviert werden. (Laufer, 2009, S. 126)

Bei der Visual Selling®-Methode wird dabei offen und somit für alle nachvollziehbar visualisiert. Dadurch wird die Ausgangssituation, Thematik oder Problematik wesentlich schneller erklärt. Zeitraubende Wiederholungen und Missverständnisse werden vermieden, die Diskussion wird auf das Wesentliche gelenkt, es wird seltener vom Thema abgewichen und die Teilnehmer arbeiten zielorientierter, da schneller ein gemeinsames Bild geschaffen wird und das Meeting eine Struktur erhält. Zudem wird durch visualisierte Bewertungen die Meinungsbildung transparenter und somit beschleunigt. (Laufer, 2009, S. 126) Dies konnten wir mit unserer Kundenbefragung bestätigen.

Um diese Vorteile zu nutzen, stehen verschiedene Medien wie Flipchart, Whiteboard oder Overheadprojektor zur Verfügung. (Laufer) führt diese und weitere in einer Tabelle auf, welche die jeweiligen Vor- und Nachteile aufzeigt (s. Abb. 4). Hinzuzufügen ist das iPad oder Tablet, welches die Nachteile eines Whiteboards oder einer Schultafel komplett aufhebt, die Vorteile jedoch übernimmt. Es ist somit das bevorzugte Medium für die Visualisierung im Business-Meeting. (Laufer, 2009, S. 127)

Geeignete Medien zum Einsatz der Visual Selling® Methode
Abb. 4: Geeignete Medien zum Einsatz der Visual Selling® Methode

Auf die Protokollierung kommt es an

Für welches Medium Sie sich auch entscheiden, das Allerwichtigste für ein nachhaltiges Meeting sind die Notizen. Bereits während der Besprechung sollen die gemachten Aussagen, Argumente und Gegenargumente, Entscheidungen und ToDos protokolliert werden. Diese werden im Nachhinein an alle Teilnehmer verschickt, damit sie prüfen, ob alles Besprochene festgehalten wurde und die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen. Auch hierfür hält unser Template Platz bereit. Laden Sie es sich im Artikel „Vom Monolog zum Dialog zum Multilog“ herunter.

Zumeist werden diese Notizen als reiner Text verfasst. Missverständnisse werden so kaum erkannt. Es ist später und auch während des Meetings schwierig, einen Überblick zu bewahren über das, was bereits gesagt wurde und das, was noch offen ist. Immer wieder müssen dazu alle Notizen gelesen und interpretiert werden. Dies ist sehr zeitaufwendig.

Durch Visualisierungen kann hingegen ein schneller Überblick über die Themen gegeben werden. Das Gehirn verarbeitet Bilder 60.000 Mal schneller als Geschriebenes (s. Abb. 5) (3M Visual Systems Division, 1997). Es ist somit viel leichter, an den Themen dran zu bleiben und an bestimmten Punkten anzusetzen, wenn die Notizen visualisiert werden. Achten Sie dabei darauf, dass alle Teilnehmer eine Sicht auf das Bild haben.

Es sollte daher am Whiteboard oder Flipchart visualisiert werden. Im Idealfall wird jedoch gleich digital am iPad oder Tablet gezeichnet und über den Beamer geteilt. Wichtig dabei ist, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, den Stift in die Hand zu nehmen. Er kann so direkt in das Bild eingreifen, seinen Standpunkt darstellen und sicherstellen, dass er, aber auch die anderen im Bild bleiben.

Werden Aufgaben vergeben und diese visuell festgehalten, werden sie wesentlich besser verfolgt und realisiert. Auch Aufgaben, die momentan nicht erledigt werden können, geraten bei richtiger Anwendung der Visual Selling® Methode nicht in Vergessenheit. Sie erhalten in der Visualisierung einen Termin zur Wiedervorlage. Wichtig ist hierbei, dass sie sichtbar bleiben, die entsprechende Visualisierung demzufolge entweder im Büro aufgehängt oder zu jedem Meeting aufgerufen wird. Notiert werden diese Punkte im Bereich „Open Items“ unseres Templates. Schauen Sie spätestens in den Vorbereitungen des nächsten Meetings dort nach, um sie nicht in Vergessenheit geraten zu lassen.

Visualisierungen werden 60.000Mal schneller erfasst als Text
Abb. 5: Visualisierungen werden 60.000Mal schneller erfasst als Text

Die Kombination mit Meeting- und Kommunikationsregeln macht‘s

Visualisierung ist immer nur ein begleitendes Hilfsmittel. Ohne das Einhalten der Meeting- und Kommunikationsregeln kann sie ihr Potential nicht entfalten.

So haben Meetings nicht nur die Sachebene, in der es um das Erreichen bestimmter Ziele geht und welche durch die Visualisierung besonders angesprochen wird. Auch die Beziehungsebene spielt eine wesentliche Rolle und muss laut (Laufer)berücksichtigt werden. So ist er der Ansicht, dass die Teilnehmer zufrieden aus dem Meeting herausgehen müssen, was durch Wertschätzung, aber auch durch nützliche Meetings gelingt. (Laufer, 2009, S. 36)

Achten Sie daher bei der Durchführung Ihrer Besprechungen auf folgende Punkte (s. Abb. 6) (Laufer, 2009, S. 130ff) (Rogelberg, 2019, S. 142f):

  1. Schaffen Sie ein positives Gesprächsklima, indem Sie Ihre Teilnehmer freundlich begrüßen, das Thema mit positiven Worten einleiten, auf Fairness und Gesprächsdisziplin hinweisen, Musik spielen und den Beteiligten den Nutzen des Meetings (visuell) darstellen.
  2. Legen Sie Bedingungen fest, damit der zeitliche Rahmen, eventuelle Pausen, Entscheidungskompetenzen und -verfahren, sowie Diskussionsregeln klar sind. Vereinbaren Sie auch die Tagesordnung und die Ziele.
  3. Achten Sie auf Disziplin. Beginnen Sie Ihr Meeting immer pünktlich und beenden Sie es rechtzeitig. Damit erhalten Sie auf Dauer eine gute Arbeitsmoral. Andernfalls werden die Teilnehmer immer häufiger zu spät oder gar nicht erscheinen.
  4. Während des Meetings führen Sie das Gespräch. Stellen Sie das Problem – mittels Visualisierung – klar und verständlich dar. Je transparenter es ist, desto besser können sich die Teilnehmer einbringen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass nicht zu früh Kritik kommt, sondern Ideen zunächst ungehindert und uneingeschränkt gesammelt werden. Legen Sie schließlich vor jeder Entscheidung Kriterien und Bewertungsmaßstäbe fest. Ohne diese würden Entscheidungen im Team nicht möglich sein. Auch diese sollten Sie visualisieren.

Die Nützlichkeit eines Meetings empfindet jeder Teilnehmer anders, wird jedoch im Allgemeinen durch eine hohe Produktivität erreicht. Um diese sicherzustellen, besagt eine Meetingregel: Stress muss unbedingt vermieden werden. Denn Stress verursacht Denkblockaden und verhindert jede Kreativität. (Laufer, 2009, S. 52ff) Aus diesem Grund sollen Meetings möglichst positiv begonnen werden. Doch auch während der Besprechung kann Stress erzeugt werden. Wird beispielsweise nur auf die Sprache und das schnelle stichpunktartige Protokollieren gesetzt, entsteht schnell Stress oder bereits vorhandener wird verstärkt.

Durch den Einsatz von Visualisierungen kann Stress hingegen vermindert oder sogar vermieden werden. Denn durch das visuelle Protokoll wird unbewusst deutlich gemacht: „Wir haben Zeit.“ Eine Visualisierung kann nicht schnell irgendwie erstellt werden. Auch wenn es bei Visual Selling® um den schnellen Strich und die Skizze geht, muss sich die Person dennoch Gedanken dazu machen, wie das Gesagte visualisiert werden soll. Später muss das Bild noch erkennbar sein. Zudem wirkt die Live-Visualisierung wie ein Film. Alle Beteiligten verfolgen die Visualisierung und kommen somit automatisch aus dem Stress heraus.

„Besprechungen, in denen viel visualisiert wird, verlaufen zielgerichteter und auch konfliktfreier.“
(Hartmann, Zoll, & Funk, 2017, S. 124)

Kommt es im Meeting zu Konflikten oder werden komplexe Zusammenhänge nicht verstanden, so helfen auch hier schnelle Visualisierungen (Wieke, 2005, S. 88). Die Aufmerksamkeit wird sofort auf das Bild gerichtet, welches ein einheitliches Verständnis ermöglicht, wodurch Missverständnisse umgehend beseitigt werden können. Aus diesem Grund sollten immer – auch wenn Sie ein Meeting ohne Visualisierung geplant haben – Flipchart, Pinnwand oder Magnettafel im Raum vorhanden sein. (Wieke, 2005, S. 88) (Wellhöfer, 2012, S. 148ff) Als Meetingleiter können Sie so flexibel agieren und Konflikte schnell lösen.

Visual Selling® mit Meeting- und Kommunikationsregeln
Abb. 6: Visual Selling® mit Meeting- und Kommunikationsregeln

Monologe, Dialoge, Multiloge – Wie denn jetzt?

Ein weiteres häufiges Problem in Meetings ist, dass die Teilnehmer abschweifen, andere Aufgaben nebenher erledigen, bei sich sind oder nur passiv zuhören. Es entstehen Monologe, anstatt der für den Austausch und die Kreativität notwendigen Dialoge. Manch ein Gesprächsleiter ist dabei sogar sehr froh darüber, wenn nur er spricht und alle anderen zuhören. Solch eine Einwegkommunikation geht nämlich schneller. Allerdings ist der Informationsgehalt auch wesentlich geringer.

Bei der Zweiwegkommunikation, also dem Dialog, kommt mehr beim Gesprächspartner an. Dieser hat dann nämlich die Möglichkeit, nachzufragen und Rückmeldungen zum verstandenen Inhalt zu geben. Der andere kann somit sein Gesagtes korrigieren oder vertiefen. (Wellhöfer, 2012, S. 41f) Kommt nun die Visualisierung hinzu, entsteht eine Mehrweg-Kommunikation, ein Multilog (s. Abb. 7). Die Teilnehmer sprechen miteinander und gleichzeitig über das Bild. Je besser dies gelingt, desto angenehmer ist der gesamte Kommunikationsprozess, wodurch die Teilnehmer disziplinierter und engagierter werden, ein besseres gegenseitiges Verständnis erhalten und somit wesentlich zielgerichteter arbeiten. (Wellhöfer, 2012, S. 40f) (Hartmann, Zoll, & Funk, 2017, S. 124f)

Wichtig dabei ist, nachvollziehbar zu visualisieren. Um hierfür eine Einheitlichkeit und Struktur zu erhalten, sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken zur Farbgebung und Formatierung machen. Welche Farbe und Form soll die Schrift, sollen Überschriften bekommen? Wie werden Zusammenhänge dargestellt? Wie sollen wichtige Aspekte hervorgehoben werden? Usw. Wir empfehlen dabei, die Farben des Kunden zu berücksichtigen. Dieser findet sich dadurch schneller in dem Bild wieder, wodurch von Anfang an eine höhere Bereitschaft zur Mitwirkung besteht.

Produktivitätssteigerung im Meeting: Durch Visual Selling® zum Multilog
Abb. 7: Produktivitätssteigerung im Meeting: Durch Visual Selling® zum Multilog

Gruppendynamik durch Visualisierungen unterstützen

Die Gruppendynamik – also die ablaufenden Gruppenprozesse und deren Anwendung (Wellhöfer, 2012, S. 17) – spielt eine wesentliche Rolle und wird in Meetings deutlich sichtbar. Danach durchlaufen zusammenkommende Gruppen verschiedene Phasen (s. Abb. 8) (Wellhöfer, 2012, S. 24ff):

  1. Forming (Orientierung und Exploration)
  2. Storming (Rollenklärung: Auseinandersetzung und Machtkampf)
  3. Norming (Konsolidierung: Bindung und Vertrautheit)
  4. Performing (Differenzierung und Festigung)
  5. Abschied

Erst in der Phase des Performing ist die Gruppe wirklich leistungsfähig. In allen Phasen kann jedoch die Visualisierung unterstützen. Das visuelle Hashtagging zum Beispiel in der Phase des Forming erlaubt ein lockeres Kennenlernen aller Beteiligten, welches viele positive Emotionen weckt. In der Phase des Storming bleiben die Kämpfe um den eigenen Platz sachlicher, da sich auf die Visualisierung bezogen werden kann. Auch das Abgeben oder Übernehmen des Stiftes führt auf elegante Weise zu einer schnellen Herausstellung der Positionen.

In der Phase des Norming werden Darstellungen, Farbgebungen und Strukturen diskutiert und festgelegt. Durch das Visualisieren verschiedener Möglichkeiten kann schneller eine Einigung herbeigeführt werden. Mit dieser Ausgangsbasis kann in der Phase des Performing konzentriert gearbeitet werden. Die Visualisierung behält die Teilnehmer am Thema und lässt viele neue Ideen entstehen.

Zum Abschied können alle auf ihr gemeinsames Werk blicken. Durch das Versenden des Fotos oder der digitalen Kopie der Visualisierung ist der Zusammenhalt wesentlich stärker als ohne solch ein Protokoll. Zudem kann jeder Einzelne besser am und mit dem Ergebnis arbeiten.

Gruppendynamik in Meetings beachten
Abb. 8: Gruppendynamik in Meetings beachten

Aktives und passives Zuhören

Eine wesentliche Voraussetzung für ein qualitativ hochwertiges Meeting ist es, aktiv zuzuhören (s. Abb. 9). (Wieke, 2005, S. 25f) (Wellhöfer, 2012, S. 43) Denn dadurch kommt es zu einem Dialog, der Gesprächspartner ist am anderen interessiert und handelt partnerorientiert. Er will demnach den anderen wirklich verstehen und fragt nach, um das korrekte Verständnis sicherzustellen. Erst dadurch ist ein kreativer Prozess möglich. Dies setzt jedoch laut (Bay) folgende Eigenschaften voraus (Bay, 2018, S. 35):

  • Ehrliches Interesse (keine vorgefasste Meinung oder Vorurteile)
  • Nicht-beurteilende Haltung (keine Kritik, keine Schuldgefühle hervorrufend, stattdessen fördernd, akzeptierend)
  • Nicht-dirigistische Haltung (keine Bestätigung vorheriger Annahmen, kein Anbieten von Problemlösungen)
  • Echte Absicht, den Partner zu verstehen, in seinen Begriffen zu denken, seine Sicht zu erfassen
  • Stetiges Bemühen um objektive und kontrollierte Gesprächsführung

Hierbei unterstützt ebenfalls der Einsatz der Visualisierung. Sie zeigt wesentlich schneller andere Sichtweisen auf. Gleichzeitig ermöglicht sie, echtes Interesse an den Denkmustern des anderen zu wecken, und das auf wertschätzende Weise. Denn ein überraschendes Bild erzeugt ganz automatisch, dass nachgefragt wird und schließlich anerkennend mitgeteilt wird, dass ihm dieser Gedankengang nie gekommen wäre.

Auch das passive Zuhören (s. Abb. 9) kommt in seinen zwei Ausprägungen des Rückzugs und des Abtastens häufig vor. Es stellt sogar in den meisten Meetings die Hauptform des Zuhörens dar, was durch eine Studie belegt wird. Aus ihr geht hervor, dass Meetingleiter häufig das Gefühl haben, dass ihre Meetings sehr produktiv sind (79%). Jedoch stimmen nur 56% der Teilnehmer dieser Aussage zu. Eine Studie an der Peking Universität zeigt zudem, dass ein Meeting als effektiv bewertet wird, wenn der Teilnehmer besonders aktiv ist. Das trifft meist auf die Meetingleiter zu. Sie sind daher häufig nicht fähig, konstruktives Feedback einzuholen, um nach Verbesserungsmöglichkeiten zu schauen. (Rogelberg, 2019, S. 140)

Spätestens, wenn nur noch ein Monolog vorherrscht, wird deutlich, dass die Teilnehmer nur noch passiv zuhören. Dabei kann gerade das Verhalten des Rückzugs zu einem schlechten Gesprächsklima führen. (Bay, 2018, S. 28) Da die anderen Teilnehmer nicht wissen, was der passive Zuhörer denkt, kann es zu Unsicherheit, aber auch zu Aggression kommen.

Visual Selling® kann dem entgegenwirken. Durch das Bild und damit dem Ansprechen des stark ausgeprägten visuellen Kanals, werden die Gesprächspartner zum aktiven Handeln angeregt und aufmerksam. Sie sind gespannt, welches Bild entsteht und was es bedeutet oder aussagt. Zudem fragen sie wesentlich schneller nach, wenn sich die Bedeutung nicht erschließt, wodurch wieder ein Dialog entsteht. Die Teilnehmer beginnen über das Bild und darüber über das Thema zu sprechen. Es kommt zum Multilog.

Aktives und passives Zuhören
Abb. 9: Aktives und passives Zuhören

Jetzt starten und die Produktivität in Ihrem Meeting erhöhen

Beginnen Sie daher gleich mit der professionellen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Ihres nächsten Meetings: Laden Sie sich unser Template herunter, machen Sie sich wichtige (visuelle) Notizen und sorgen Sie für eine gute Nachbereitung.

Works Cited

3M Visual Systems Division. (1997). Polishing your presentation.Austin: 3M Visual Systems Division.

Bay, R. H. (2018). Erfolgreiche Gespräche durch aktives Zuhören.Renningen: expert verlag GmbH.

Duden. (2018). Das Bedeutungswörterbuch.Berlin: Bibliographisches Institut GmbH.

Eichenberger, R. (1992). Klartext reden.Asslar: Schulte & Gerth.

Hartmann, M., Zoll, A., & Funk, R. (2017). mini-handbuch Meetings leiten.Weinheim: Beltz Verlag.

Haufe Online Redaktion. (30. Januar 2013). Besprechungen effizient gestalten. Von Haufe: https://www.haufe.de/personal/hr-management/meeting-regeln-besprechungen-effizient-gestalten_80_161926.html abgerufen

Laufer, H. (2009). Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen - Besprechungen effizient organisieren und leiten.Offenbach: GABAL Verlag GmbH.

MatchWare GmbH. (16. Oktober 2013). In Zahlen: Meeting Statistiken. Abgerufen am Februar 2019 von MeetingBooster® - Professionelle Meeting Management-Software: https://www.meetingbooster.com/de/blog/in-zahlen-meeting-statistiken/

Rogelberg, S. G. (Januar - Februar 2019). Why your meetings stink - and what to do about it. Harvard Business Review (97), S. 140-143.

Schönherr, K. (9. Mai 2012). So werden Meetings effizient. Von Zeit Online: https://www.zeit.de/karriere/beruf/2012-04/moderne-meetings/komplettansicht abgerufen

Wellhöfer, P. R. (2012). Gruppendynamik und soziales Lernen(Bd. 4). Konstanz und München: UVK Verlagsgesellschaft mbH.

Wieke, T. (2005). Erfolgreiche Meetings - Wie Teambesprechungen effektiver werden.Frankfurt am Main: Eichborn AG.

Zielke, D. C. (24. Mai 2016). Meetings effizient durchführen. Von business-wissen.de: https://www.business-wissen.de/artikel/besprechung-meetings-effizient-durchfuehren/ abgerufen

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