tekom Jahrestagung 2018 – Produktivität im Dialog erhöhen – So geht’s

tekom Jahrestagung 2018 - Produktivität im Dialog erhöhen

Lebenslanges Lernen sichert Qualität und persönliche Entwicklung. Um dies zu unterstützen, engagiert sich der tekom-Fachverband darin, die Professionalisierung und die Aus- und Weiterbildung in der technischen Kommunikation voranzutreiben und zu stärken (tcworld GmbH, 2018).

Hierfür organisiert der Fachverband zahlreiche Kongresse und Tagungen, so auch die Jahrestagung 2018, die vom 13.-15. November im ICS Internationales Congresscenter Stuttgart stattfand.

Wir waren mit einem eigenen Workshop vor Ort, den wir vor ausgebuchter Teilnehmerzahl zweimal – Dienstag und Mittwoch – halten durften. Die Teilnehmer waren zu ca. 98% technische Redakteure. Kein Wunder, ist doch der tekom der Fachverband für diese Berufsgruppe.

tekom Jahrestagung 2018 - Workshop "Die Produktivität im Dialog erhöhen - So geht's“
Workshop "Die Produktivität im Dialog erhöhen - So geht's“

Doch so einheitlich, wie es zunächst scheint, ist es nicht. Denn das Berufsfeld des Technischen Redakteurs ist sehr breit aufgestellt. So verfasst er zu jeder Phase des Produktlebenszyklus die zugehörigen Informationsprodukte. Das sind beispielsweise Informationskonzepte, Freigabedokumente, Vertriebsunterlagen, uvm. (tcworld GmbH, 2013)

Die Produktivität im Dialog erhöhen – So geht’s

Um solche Dokumente anfertigen zu können, muss der technische Redakteur zunächst mit dem Auftraggeber, aber auch mit Entwicklern, Produktmanagern, Marketingverantwortlichen und weiteren Beteiligten sprechen. Dabei muss er die Ziele und Wünsche, Besonderheiten und sonstige notwendige Informationen erfragen. Er muss dazu mehrfach in den Dialog treten.

Im Dialog entstehen jedoch häufig Missverständnisse. Der Grund dafür ist ganz einfach: Jeder Mensch hat Bilder im Kopf, wenn er über etwas spricht. Diese Bilder entsprechen den eigenen individuellen Erfahrungen und Kenntnissen. Beim Sprechen werden diese Bilder chiffriert und zum Gesprächspartner in Form von Wörtern und Sätzen übermittelt. Dieser empfängt sie und muss sie dechiffrieren, wieder in ein Bild umwandeln. Doch seine Erfahrungen und Kenntnisse unterscheiden sich von denen des Anderen.

Für beide sind die Bilder klar und es kann nicht anders aussehen. Daher fallen Missverständnisse sehr spät auf. Je später, desto teurer wird es.

Mit der Visual Selling® Methode lässt sich das vermeiden. Denn nun wird im Gespräch aufgezeichnet, was verstanden wurde. Unterschiede werden damit sofort sichtbar und können korrigiert werden. Gleichzeitig braucht der Empfänger nicht die Ressourcen aufwenden, sich ein eigenes Bild über das Besprochene zu machen. Das spart Zeit und damit Geld.

tekom Jahrestagung 2018 - Missverständnisse vermeiden durch mit Visual Selling®
Missverständnisse vermeiden durch mit Visual Selling®

Für technische Redakteure ist dies besonders in der Auftragsklärung interessant. Hier entstehen viele Konflikte und es besteht ein hohes Fehlerpotential. Denn der Auftraggeber hat eine ganz klare Vorstellung von seinen Wünschen, aber auch vom Produkt. Der technische Redakteur muss diese erst in Erfahrung bringen und so aufbereiten, dass es auch für andere verständlich wird.

Hier hilft der Visual Selling® Discovery Punch als Vorgehensmodell, welcher auf dem Konzept der logischen Ebenen von Dilts aufbaut(Dilts, 2000, S. 667ff). Er unterstützt mit passenden Fragen nach dem Kontext, den Aktivitäten, den Werten, der Identität und dem Wunsch. Auf diese Weise kann das Problem des Auftraggebers genau identifiziert und somit besser und mit höherer Qualität gelöst werden.

Visual Selling® Discovery Punch – Interaktiv erfahren im Workshop

Aber auch andere Themen lassen sich mit den Fragen, unterstützt durch das Visualisieren der Antworten, klar und ohne Umschweife besprechen. Wie genau dies funktioniert, erfuhren die Teilnehmer der beiden Workshops auf der tekom-Jahrestagung. Ganz interaktiv ging es dabei zu.

Gleich zu Beginn machten wir den Test: „Zeichnen Sie einen Baum!“. Zwar entstanden hauptsächlich Laubbäume. Aber auch Nadelbäume waren dabei und manch ein Teilnehmer hatte beides aufgezeichnet. Alle hören das Wort „Baum“, jedem ist sofort klar, was es ist, und doch unterscheiden sich die Bilder. Wäre es nicht aufgezeichnet worden, hätten wahrscheinlich alle gedacht, sie sprechen von genau demselben Objekt, dem Baum.

tekom Jahrestagung 2018 - Unterschiedliche Bilder durch unterschiedliche Erfahrungen und Kenntnisse
Unterschiedliche Bilder durch unterschiedliche Erfahrungen und Kenntnisse

Dass solche Missverständnisse häufiger auftreten, je komplexer die Thematik ist, wird schnell deutlich. Um das zu vermeiden, wird daher immer wieder empfohlen, Fragen zu stellen. Sprechen wir vom Gleichen? – ist das Ziel. Doch was soll gefragt werden, wenn doch alles klar zu sein scheint?

Die Visualisierung macht es sichtbar. Sprechen nicht beide vom Gleichen, entsteht ein Bild, dass nicht zum Bild eines der Gesprächspartner passt. Dieses kann dann sofort korrigiert werden. Zudem unterstützt die Visualisierung beim Finden passender Fragen. Zum einen kann im Bild an bestimmten Punkten angeknüpft werden, zum anderen kann nur das gezeichnet werden, was eine Bedeutung hat. Worthüllen oder unklare Begriffe können nicht visualisiert werden.

Visual Selling® Discovery Punch - Visuelle Fragetechnik basierend auf den logischen Ebenen von Dilts
Visual Selling® Discovery Punch - Visuelle Fragetechnik basierend auf den logischen Ebenen von Dilts

Noch leichter wird es mit einer Fragetechnik, dem Visual Selling® Discovery Punch (s. Abb. 5). Mit ihm können Sie sich durch die Ebenen hangeln, gerne auch einmal springen und sicher Ihr Ziel erreichen.

  1. Kontext:Wann kommt das Produkt zum Einsatz? Wer nutzt es? Wie wird es genutzt? Wie sieht es aus? Welche Schwachstellen hat es? Wo treten Probleme / Risiken auf? Was ist zu berücksichtigen? … Mit diesen und weiteren Fragen erhalten Sie ein Bild vom Kontext. Lassen Sie sich diesen so genau wie möglich beschreiben. Finden Sie so viel wie möglich heraus. Der Kontext hilft Ihnen später bei der Produktbeschreibung, aber auch bei der Lösungsfindung und Präsentation der Lösung.
  2. Aktivitäten:Welche Aktivitäten werden ausgeführt? Was wird in einer bestimmten Situation gemacht? Welche Aktivitäten führen zu welchen Problemen? Auch diese Informationen helfen später bei der Dokumentation. Fokussieren Sie sich dabei immer nur auf eine Situation / ein Problem. Hinterfragen Sie diese/s so genau wie möglich. Nur so können Sie Ihre Dokumentation verständlich für die Zielgruppe erstellen.
  3. Werte:Welche Werte stehen hinter dem Produkt, hinter dem Unternehmen? Welche Werte sind Ihrem Gesprächspartner wichtig? Mit welchen Werten steht vielleicht ein Produkt in Konflikt? Welche Werte hat die Zielgruppe? Entstehen hieraus Probleme bei der Verwendung? Denn bestimmte Situationen müssen nicht sofort kritisch oder problematisch sein. Erst, wenn sie mit den Werten in Konflikt stehen, entstehen daraus Probleme. Erfragen Sie die Werte mit Warum, Wieso, Weshalb.
  4. Identität:Nun folgt die Frage nach der Identität. Als wer sieht sich die Zielgruppe? Sind es Innovative, Kreative, Künstler, …? Als wer werden sie von anderen gesehen? Wer würden sie gerne sein? Zu wem verhilft das Produkt? Die Identität bestimmt, wie der Leser angesprochen werden will. Es beeinflusst damit maßgeblich den Text der Dokumentation.
  5. Wunsch:Wie sieht es in einer perfekten Welt, in der es keine Grenzen gibt, für die Zielgruppe oder Ihren Gesprächspartner aus? Wie ist es im Idealfall? Wie soll es sein? Lassen Sie Ihren Auftraggeber oder Ihr Gegenüber träumen. Lassen Sie die Vorstellung so genau wie möglich beschreiben und fragen Sie immer wieder nach, bis ein genaues Bild gezeichnet ist. Der Wunsch ist das Idealbild des Produktes und dessen Anwendung, das den späteren Nutzer motiviert und vielleicht auch zur Kaufentscheidung führt.

Nach der theoretischen Einführung waren nochmals die Teilnehmer gefragt. In Zweier-Gruppen übten Sie den Discovery-Punch, visualisierten gleichzeitig das Erfragte auf. Es entstanden tolle Bilder, aber auch viele Aha-Momente. Deutlich wurde dies in der Auswertung der Übung. „Was lief gut?“, war die entscheidende Frage.

tekom Jahrestagung 2018 - Durch Visualisierung Missverständnisse reduzieren
Durch Visualisierung Missverständnisse reduzieren

Erst durch das Visualisieren wurde das Thema deutlich. Ein unterschiedliches Verständnis wurde schnell erkannt und konnte korrigiert werden. Auch das Stellen der Fragen wurde dadurch wesentlich erleichtert, denn die Bilder machten Lücken, fehlende Informationen sichtbar. Zudem konnte dem Gesprächspartner mehr Wertschätzung entgegen gebracht werden, so die Teilnehmer. Es wurde deutlich, dass der Fragende wirklich zuhörte und sich für das Thema des anderen interessierte.

Als letzter Workshop des Tages hatten die Teilnehmer einen schönen Ausklang und konnten viele neue Erkenntnisse für ihre tägliche Arbeit mitnehmen.

Welche Erfahrungen haben Sie schon mit der Visual Selling® Methode gemacht? Haben Sie weitere Ideen? Dann schreiben Sie in den Kommentar.

Quellen

Dilts, R. B. (2000). Encyclopedia of Systemic Neuro-Linguistic Programming and NLP New Coding.Scotts Valley: NLP University Press.

tcworld GmbH. (2013). Technischer Redakteur. Abgerufen am November 2018 von Gesellschaft für technische Kommunikation - tekom Deutschland e.V.: https://www.tekom.de/beruf-bildung/technischer-redakteur.html

tcworld GmbH. (2018). tekom Programm 2018. tekom Jahrestagung 2018.Stuttgart: tcworld GmbH.

tekom Jahrestagung 2018 - Motivierte Teilnehmer im letzten Workshop des Tages
Motivierte Teilnehmer im letzten Workshop des Tages

Hat Ihnen der Artikel gefallen?

Holen Sie sich gleich das Visual Selling® Starterkit, inkl. Visual Selling® Magazin (2x/Jahr), Visual Selling® Zitate-Kalender, Visual Selling® Discovery Punch Poster, …
Ja, das möchte ich haben.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.