Visual Selling® Sommerakademie: 13 – Datenvisualisierung und -strukturierung

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung

Herzlich willkommen zurück zu Ihrer neuen Ausgabe der Visual Selling® Sommerakademie. Mit VUCA stehen turbulente Zeiten bevor, doch die Visual Selling® Sommerakademie hilft Ihnen, diese erfolgreich zu meistern. Dazu stellt sie Ihnen 24 Methoden und Modelle zur Verfügung, mit denen Sie für verschiedene Business-Situationen gewappnet sind. Ein großes Thema stellt das Präsentieren von Daten und Fakten dar. Wie Sie hier Schwung und Spaß reinbringen, gleichzeitig aber seriös bleiben, erfahren Sie im heutigen Artikel.

Experten-Tipp: Als Abonnent dieser Serie erhalten Sie zusätzlich per Post einen Ordner und Sammelkarten zu den Themen, inklusive der visuellen Erklärung. So können Sie schnell nachsehen und besser Entscheidungen treffen.

(Interesse "Special: 24 Modelle und Methoden" ankreuzen und Anschrift angeben)

Visual Selling® RethINK Business Process

Während unserer Beratungstätigkeit bei unterschiedlichsten Kunden aus allen Branchen konnten wir feststellen: Alle innerbetrieblichen Abläufe lassen sich auf einen einzigen Prozess zurückführen. Diesen haben wir aufgenommen, strukturiert und in wesentliche Phasen gegliedert. Herausgekommen ist der Visual Selling® RethINK Business Process.

Danach ist es zunächst wichtig, das eigentliche Problem zu ergründen, seinen Kern zu entdecken. Dies geschieht in der Discover-Phase.

Im nächsten Schritt sollen beispielsweise Geldgeber oder Projektteilnehmer gewonnen oder die Mitarbeiter über das bevorstehende Projekt informiert werden. Hierfür sind gut aufbereitete Materialien notwendig, wie beispielsweise Poster, Flyer oder Präsentationen. Dies geschieht in der Visualize-Phase.

Im Anschluss daran geht es an die eigentliche Projektdurchführung. Alle Teilnehmer treffen sich in regelmäßigen Abständen, arbeiten gemeinsam und erarbeiten einzelne Themen individuell, um schließlich alles zusammenzutragen. Sie befinden sich in der Co-Create-Phase.

Zum Schluss wird das Ergebnis präsentiert. Neue Vorgehen und Arbeitsweisen müssen in das Unternehmen gebracht, potentielle Kunden müssen über das neue Produkt oder die neue Dienstleistung informiert werden. All das geschieht in der Roll-Out- oder Win-Phase.

Datenvisualisierung und Datenstrukturierung

Heute haben wir ein weiteres spannendes Thema aus dem Bereich der Visualize-Phase für Sie. Die wenigstens lieben sie, doch im Unternehmen sind sie nicht wegzudenken: Zahlen und Fakten. Häufig werden sie trocken mittels einer PowerPoint-Präsentation vermittelt. Eine Zahl folgt der nächsten, wirklich verständlich ist es irgendwann nicht mehr und jeder ist froh, wenn die Besprechung beendet ist. Wie viel davon bleibt in den Köpfen der Teilnehmer? Wie viele Zahlen bewirken eine Handlungsänderung?

Damit Zahlen und Fakten wirklich ankommen und bei den Teilnehmern die Handlung verursachen, die gewünscht ist, müssen sie geschickt und ansprechend präsentiert werden. Es geht nicht um das Verfälschen von Verhältnissen oder Ergebnissen, sondern um eine positive und motivierende Darstellung.

Um das zu erreichen, sollten Sie sich nicht auf Ihre Software verlassen. Planen Sie stattdessen ausreichend Zeit für die Vorbereitung ein und beschäftigen Sie sich mit dem Ziel der Präsentation und Ihrem Publikum. Zudem sollten Sie etwas über Farben und Diagrammtypen lernen. Einen Überblick hierfür gibt Ihnen dieser Artikel.

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: Zahlen, Daten, Fakten

Gut vorbereitet ist halb durchgeführt

Warum machen Daten, Zahlen und Fakten Vielen so wenig Spaß? Weil sie Diven sind. Sie möchten hofiert werden. Sie möchten gut gebettet werden. Sie möchten Helden sein.

Und deshalb sollten Sie zur Vorbereitung auf Ihre Präsentation wie folgt vorgehen (vgl. Nussbaumer Knaflic, 2015):

  1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe oder lernen Sie sie kennen.
  2. Legen Sie das Ziel fest. Was soll durch die Präsentation erreicht werden?
  3. Bestimmen Sie das Medium. Präsentieren Sie live oder werden die Informationen schriftlich geliefert?
  4. Legen Sie die gewünschte Stimmung fest. Soll ein Erfolg gefeiert werden oder sollen die Zahlen seriös sein?
  5. Gestalten Sie entsprechend der Vorüberlegungen die Informationen und Grafiken.

Für die ersten vier Punkte benötigen Sie einen Stichpunktzettel oder eine Tabelle, um die Informationen einzutragen. Nehmen Sie sich hierfür jedoch ausreichend Zeit. Denn diese Daten bilden die Basis für Ihre spätere Präsentation und beeinflussen in hohem Maße Erfolg oder Misserfolg Ihrer Bemühungen. Denn verfehlen Sie beispielsweise mit unpassenden Grafiken Ihre Zielgruppe, werden Sie diese nicht zu den gewünschten Handlungen auffordern können.

Vielleicht haben Sie Bedenken, dass Sie mit solchen Vorüberlegungen beginnen, Fakten zu verfälschen. In der Tat handelt es sich bei einer guten Visualisierung von Informationen nicht um neutrales Darstellen der Fakten. Sie möchten bestimmte Reaktionen hervorrufen, vielleicht zum sofortigen Handeln bewegen, Interesse für ein Thema wecken oder zum Umdenken anregen. Dies gelingt nicht durch bloßes Darstellen aller Daten und Fakten.

Sie wollen Emotionen wecken. Hierfür ist es nötig, bestimmte Kennzahlen hervorzuheben, den Fokus der Teilnehmer auf das Wesentliche zu lenken und das Erkennen der Kernproblematik zu vereinfachen. Je weniger Ihr Publikum nachdenken muss, desto besser.

Planung im Detail

Deshalb ist es absolut relevant, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen. An wen richtet sich Ihre Präsentation? Wie alt ist Ihr Publikum? Welches Hintergrundwissen hat es? Sind es Experten in dem Gebiet, das Sie präsentieren oder sollen sie erst für die Thematik gewonnen werden? Je mehr sie über Ihre Zielgruppe wissen, desto besser können Sie später Ihre Darstellung entsprechend anpassen.

Legen Sie anschließend das Ziel der Präsentation fest. Sollen die Menschen zu einer bestimmten Handlung gebracht werden? Wenn ja, welche Handlung ist es? Sollen sie zum Nachdenken gebracht werden? Findet im Anschluss eine Diskussionsrunde statt und Ihre Informationen bilden die Basis dafür? Oder soll nach Ihrer Präsentation ein Workshop beginnen und auf Grundlage Ihrer Daten, Zahlen und Fakten Lösungen ausgearbeitet werden? Was benötigt also Ihr Publikum, um bestmöglich weiterarbeiten zu können?

Im nächsten Punkt geht es um die Art und Weise und das Medium Ihrer Präsentation. Wie werden Sie Ihre Informationen vermitteln? Stehen Sie vor Ihrem Publikum und präsentieren Sie live? Oder sollen die Empfänger schriftlich informiert werden? Und auch bei diesen beiden Möglichkeiten sind weitere Überlegungen notwendig. Wird per E-Mail, Broschüre, Flyer oder in einem anderen Medium informiert? Welche Mittel möchten Sie für Ihre Live-Präsentation nutzen? Eine PowerPoint-Präsentation ist anders als ein Flipchart. Mit einem Flipchart können Sie wesentlich höhere Wirkungen erzielen, indem Sie das Visuelle mit der Sprache ganz anders verknüpfen. Durch die Live-Visualisierung erreichen Sie einen höheren Fokus und einen besseren Spannungsbogen als bei einer PowerPoint-Präsentation.

Überlegen Sie zu guter Letzt, welche Stimmung Sie transportieren möchten. Diese bestimmt später über die Farben und Striche in Ihrer Grafik. Mit kräftigen, hellen Farben drücken Sie z.B. Freude aus. Dicke, klare Linien drücken Selbstbewusstsein aus. Seriöser wird es mit schmaleren Linien. Punkte können die nötige Aufmerksamkeit und den Fokus auf noch Unbekanntes oder Lückenhaftes legen.

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: Vorgehen

Visuelle Gestaltung

Sie haben alle wichtigen Vorüberlegungen gründlich durchdacht und notiert? Super! Dann kann es nun an das Visualisieren gehen.

Doch bevor Sie alle Zahlen und Fakten aufschreiben, gehen Sie diese durch und fragen Sie sich: Welche Informationen muss ich vermitteln, um meiner Zielgruppe das gewünschte Ziel zu ermöglichen?

Sortieren Sie dabei wirklich aus und fokussieren Sie sich auf das Wesentliche. Weniger ist mehr, besonders an dieser Stelle. Bedenken Sie immer, je mehr Informationen Sie geben und vor allem, je mehr Zahlen Sie nutzen, desto mehr Leistung muss Ihr Zuhörer erbringen. Und je mehr er kognitiv gefragt ist, desto schwieriger wird es, eine Entscheidung oder Handlung herbeizuführen.

Deshalb reduzieren Sie auf die wirklich relevanten Zahlen, Daten und Fakten, ohne dabei die Aussage zu verfälschen. Schauen Sie sich nun Ihr Ergebnis an und priorisieren Sie bzw. stellen Sie einen sinnvollen Zusammenhang zwischen den Informationen her. In welcher Reihenfolge unterstützen sie am besten die Zielerreichung?

An dieser Stelle spielt bereits das Storytelling eine wesentliche Rolle. Welche Geschichte möchten Sie um die Zahlen, Daten und Fakten erzählen? Überlegen Sie sich, wie die Informationen am besten transportiert werden und Ihre Zielgruppe am besten erreichen.

Experten-Tipp: Mehr zum Thema Storytelling erfahren Sie in Ausgabe 24 der Visual Selling® Sommerakademie am 01.11.2019.

Darstellungsformate

Sie sind jetzt soweit, Ihre Informationen in Form zu bringen. Dazu müssen Sie wissen, welche Möglichkeiten Sie haben.

Nussbaumer Knaflic (2015, S. 36f) stellt 12 Arten vor, Daten ansprechend und verständlich zu präsentieren. Von Pie Charts, Donut Charts und 3D-Darstellungen rät sie dabei entschieden ab. Geeignet sind hingegen einfacher Text, Streudiagramme, Tabellen, Liniendiagramme, Heatmaps, Steigungsgraphen, horizontale und vertikale einfache und gestapelte Balkendiagramme, Wasserfalldiagramme und quadratische Flächen.

Je nach Art Ihrer Informationen sind diese Typen besser oder schlechter geeignet. In der schriftlichen Form oder beim Präsentieren mit PowerPoint können Tabellen und Heatmaps nützlich sein. Hiermit wird es möglich, Vergleichswerte darzustellen. Die Heatmap vereinfacht dabei das Lesen der Zahlen und kann weitere Zusammenhänge verdeutlichen.

Für die Visualisierung, insbesondere die Live-Visualisierung, bieten sich die Formate einfacher Text, Liniendiagramme, Steigungsgraphen und Balkendiagramme an. Wofür sie genau geeignet sind und wie dies aussehen kann, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Einfacher Text

Einfacher Text bietet sich beispielsweise bei wichtigen Zahlen an. Wenn Sie etwas hervorheben wollen, dann nutzen Sie einfachen Text. Wenn Sie beispielsweise über KI in deutschen Unternehmen sprechen möchten und hier angeben wollen, dass 67% der Unternehmen KI zur robotergesteuerten Prozessautomatisierung nutzen, könnte das wie folgt aussehen: (Kreder, 2019)

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: einfacher Text

Liniendiagramme

Mit Liniendiagrammen lassen sich zeitliche Abläufe prima darstellen. Möchten Sie zum Beispiel die Entwicklung Ihres Unternehmens in Form des Gewinns oder die Entwicklung der Anzahl weiblicher Führungskräfte darstellen, ist das Liniendiagramm optimal. Aber auch Verkaufszahlen, Klicks auf Social Media-Beiträge, Downloads bestimmter Materialien, usw. können mittels Liniendiagrammen perfekt dargestellt werden. Wichtig hierbei ist, dass Sie eine einheitliche Zeiteinteilung wählen und nicht innerhalb eines Diagramms die Einheiten wechseln.

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: Liniendiagramm
Quelle: (Bundesamt für Statistik, 2019)

Steigungsgraphen

Diese Form der Graphen sind im Prinzip kurze Liniendiagramme. Sie vergleichen immer nur zwei Kennzahlen miteinander und können so leicht Zu- und Abnahmen oder höhere und geringere Anteile darstellen. Beispielsweise kann ein Wertverlust eines Autos von einem Jahr zum anderen wiedergegeben werden. Oder die Anzahl der Softwareinstallation vor und nach einer Marketingkampagne sollen verglichen werden. Der Vorteil beim Steigungsgraphen ist der Fokus auf genau diese zwei Werte. Die Gesamtentwicklung spielt an dieser Stelle keine Rolle. Hilfreich ist das z.B., wenn über einen längeren Zeitraum Verluste zu verzeichnen waren, aber nun eine deutliche Trendwende da ist. Zur Motivation der Mitarbeiter kann so die Aufmerksamkeit genau darauf gelenkt werden.

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: Steigungsgraph
Quelle: (Bundesamt für Statistik, 2019)

Balkendiagramme

Mit Balkendiagrammen können Sie Anteile oder Mengen darstellen, vergleichen und eine zeitliche Entwicklung einbeziehen. Im Gegensatz zum Liniendiagramm kann das menschliche Auge Abstände und Veränderungen bei Balkendiagrammen wesentlich schneller erfassen und einordnen. Aus diesem Grund müssen die Balken immer den Wert 0 als Basiswert haben. Andernfalls kann das Ergebnis stark verfälscht werden.

Achten Sie bei der Verwendung mehrerer Kategorien zudem darauf, dem Betrachter das Auswerten so leicht wie möglich zu machen. Überlegen Sie sich daher, was genau verglichen werden soll und was der Betrachter schnell erkennen soll. Hierfür könnten Sie beispielsweise der Hauptkategorie eine auffällige Farbe geben, während die Unterkategorien in verschiedenen Grautönen abgebildet werden. Sie dienen dann nur der Einordnung und unterstützen den Aussagewert der tatsächlichen Entwicklung der Hauptkategorie.

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: Balkendiagramm
Quelle: (Brandt, 2017)

Do’s and Dont’s beim Visualisieren

Ziel grafischer Darstellungen von Daten, Zahlen und Fakten ist es, Ihr Publikum zu leiten, zu informieren und zur Handlung aufzufordern. Die Zuschauer müssen dazu schnell die entsprechenden Zusammenhänge erkennen und Schlussfolgerungen ziehen können. Dabei sollen sie so wenig Gehirnleistung wie möglich erbringen müssen. Diese Leistung haben Sie bereits erbracht, mit dem Auswerten von Statistiken und Studien und dem Aufbereiten der Erkenntnisse in Ihre Präsentation.

Es ist deshalb notwendig, den Fokus immer auf das Wesentliche Ihrer Erkenntnis zu lenken. Nach der Wahl des am besten geeigneten Diagrammtyps kommt es nun darauf an, Ihre Information ansprechend zu gestalten. Eine Rolle hierbei spielen Farben und die zum Lesen der Daten notwendigen Informationen.

Inhalte

Gehen Sie mit allem so sparsam wie möglich um. Weniger ist hier mehr. Bei einer Präsentation mit Live-Visualisierung werden Sie zur Sparsamkeit gezwungen, da alles, was Sie live zeichnen und was über die eigentliche Information hinausgeht, Zeit kostet, ohne Mehrwert zu bringen.

Reduzieren Sie deshalb so weit wie möglich. Im Beispiel zum einfachen Text würden Sie am Flipchart oder auf dem Tablet beispielsweise nur die Zahl visualisieren. Die weitere Information dazu geben Sie verbal mit. Für die spätere Protokollierung kann sie dann im Nachhinein ergänzt werden.

Für die anderen Diagrammtypen überlegen sie sich, welche Linien tatsächlich benötigt werden. Bei Tabellen können Sie z.B. mit Abständen anstatt Zelllinien arbeiten. Alle anderen Graphen benötigen einfache x- und y-Achsen, aber keine Rahmen. Überlegen Sie zudem, welche Zahlen tatsächlich notwendig sind, um das Lesen schnell und korrekt zu ermöglichen. Vermeiden Sie 3D-Darstellungen, da diese nur schwer interpretiert werden können. Die folgende Abbildung verdeutlicht Ihnen dies.

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: Balkendiagramm 3D
Vorher; Quelle: (Forum Verlag Herkert GmbH, 2016)
Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: Balkendiagramm umstrukturiert
Nachher

Farben

Gehörten Sie auch zu den Schülern, die Diagramme für Vorträge richtig bunt gestaltet haben? Welchen Wert haben diese wirklich gehabt?

Um Informationen gut vermitteln zu können, gehen Sie auch mit den Farben so sparsam wie möglich um. Gleichzeitig müssen sie so kontrastreich sein, dass Vergleichswerte gut voneinander abgegrenzt werden können. Machen Sie sich daher an dieser Stelle nochmals genaue Gedanken dazu, was genau Sie vermitteln möchten. Worauf soll der Fokus liegen und was sollen die Zuschauer schnell erkennen können?

Färben Sie nur das Nötigste ein. Verwenden Sie dabei gut sichtbare Farben, die auch am Tag über den Beamer erkannt werden können. Präsentieren Sie mit dem Flipchart, nutzen Sie kräftige Farben und gut gefüllte Stifte. Ein leerer Stift nimmt Ihnen Ihre gesamte Wirkung. Helle Farben können nicht gesehen werden, weshalb Sie darauf komplett verzichten können.

Möchten Sie Zusatzinformationen zur besseren Einordnung in das Diagramm einfügen, nutzen Sie hierfür am besten grau. Das Gehirn kennt diese Farbe bereits als untergeordnetes Element und stuft die Informationen entsprechend ein. Achten Sie aber auch hier auf gut sichtbare Grautöne. Zu helle Farben können ebenfalls nicht gesehen werden und verfehlen so ihre Wirkung. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen, wie Sie das Diagramm aus vorheriger Abbildung mit der Reduzierung der Farben noch besser gestalten können. Hierbei wurde der Fokus auf die Gruppe der 7-10 jährigen Mädchen und Jungen gelegt, die am häufigsten Sport treiben.

Visual Selling® Sommerakademie: 13 - Datenvisualisierung und -strukturierung: Balkendiagramm Hervorhebung

Weiterführende Literatur

Finden Sie die Thematik der Datenvisualisierung spannend und möchten noch tiefer eintauchen? Dann empfehlen wir Ihnen folgende Bücher:

Storytelling with Data, von Cole Nussbaumer Knaflic, ISBN: 978-1-119-00225-3-53995, https://amzn.to/2Q4DcCs

Workbook Good Charts, von Scott Berinato, ISBN: 978-1-63369-617-4-90000, https://amzn.to/2UJ7RUF

Ausblick

Herzlichen Glückwunsch! Ihre Zuschauer sind zukünftig begeistert, wenn Sie Ihre Zahlen präsentieren. Sie werden spüren, wieviel Spaß Sie und Ihr Publikum dabei haben werden und werden gar nicht mehr genug bekommen. Gleichzeitig werden Sie feststellen, wieviel leichter es ist, die Menschen zu Handlungen aufzufordern.

In der nächsten Ausgabe erfahren Sie, wie Sie visuell auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Gesprächspartner eingehen können. Verschiedene Menschentypen haben unterschiedliche Vorlieben. Das spiegelt sich auch in den Bildern wider. Die einen mögen es bunt und verspielt, die anderen wollen es schlicht. Durch typengerechtes Visualisieren auf Basis des DiSG-Modells können Sie gekonnt darauf eingehen.

Damit wird die Visualize-Phase abgeschlossen und Sie begeben sich in die Co-Create-Phase. Hier erwarten Sie weitere spannende Methoden und Modelle. So erfahren Sie, wie Sie Ihre Ziele zukünftig sicher erreichen werden, oder wie Sie Workshops mit der Visual Walt Disney-Methode durchführen. Seien Sie gespannt darauf!

Experten-Tipp: Verpassen Sie keine Ausgabe und erhalten Sie zusätzlich alle Methoden visuell aufbereitet als Sammelkarte in einem schönen Sammelordner. Abonnieren Sie dazu gleich die Visual Selling® Sommerakademie.

(Interesse: „Special: 24 Modelle und Methoden“ ankreuzen und Anschrift angeben)

Übung

Haben Sie ein altes Diagramm parat? Dann holen Sie sich dieses hervor. Schauen Sie es sich an und überlegen Sie mit den neuen Erkenntnissen, wie aussagekräftig es ist. Passen Sie es anschließend an. Reduzieren Sie z.B. Informationen, korrigieren Sie Einheiten, wählen Sie einen anderen Diagrammtypen und nutzen Sie passende Farben. Richten Sie den Fokus auf den Kern der Aussage. Vergleichen Sie am Ende beide Diagramme und genießen Sie den Unterschied.

Works Cited

Brandt, M. (25. July 2017). Statistik der Woche: Elektromobilität nimmt Fahrt auf. Abgerufen am 23. August 2019 von heise online: https://www.heise.de/tr/artikel/Statistik-der-Woche-Elektromobilitaet-nimmt-Fahrt-auf-3781803.html

Bundesamt für Statistik. (04. März 2019). Frauen in Führungspositionen. Abgerufen am 23. August 2019 von Schweizerische Eidgenossenschaft - Bundesamt für Statistik: https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/statistiken/wirtschaftliche-soziale-situation-bevoelkerung/gleichstellung-frau-mann.assetdetail.7606979.html

Bundesamt für Statistik. (06. Mai 2019). Gleichstellung von Frau und Mann 2019. Abgerufen am 23. August 2019 von Schweizerische Eidgenossenschaft - Bundesamt für Statistik: https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/statistiken/wirtschaftliche-soziale-situation-bevoelkerung/gleichstellung-frau-mann.assetdetail.8288368.html

Forum Verlag Herkert GmbH. (15. März 2016). Sport und Bewegung bei Kindern und Jugendlichen. Abgerufen am 23. August 2019 von Forum - Wissen, das ankommt: https://www.forum-verlag.com/themenwelten/bildung-erziehung-und-soziales/schulen/sport-und-bewegung-bei-kindern-und-jugendlichen

Kreder, C. (13. März 2019). So setzen deutsche Unternehmen Künstliche Intelligenz ein. Abgerufen am 21. August 2019 von Capital: https://www.capital.de/wirtschaft-politik/so-setzen-deutsche-unternehmen-kuenstliche-intelligenz-ein

Nussbaumer Knaflic, C. (2015). storytelling with data - a data visualization guide for business professionals.Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, Inc., https://amzn.to/2UIR4ky

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