Herzlich willkommen zur bereits 18. Ausgabe der Visual Selling® Sommerakademie! Sie haben nun bereits erfolgreich Ihr Kernproblem ergründet, wissen, wie Sie einfach und schnell live visualisieren und können sowohl Ihre Ziele professionell definieren und erreichen, als auch Ihr Alleinstellungsmerkmal herausarbeiten.
Nun geht es daran, Themen im Team zu erarbeiten. Denn nicht alles kann im Alleingang erledigt werden. Manchmal – sogar ziemlich häufig – braucht es die Ideen, Kenntnisse und Erfahrungen mehrerer Personen, um auf richtig gute Lösungen zu kommen. Genau hierfür stellen wir Ihnen heute, aber auch in den nächsten Ausgaben, geeignete Methoden vor.
Wir starten mit dem Visual World Café. Dieses unterscheidet sich maßgeblich von dem World Café, das Sie vielleicht kennen. Wird die herkömmliche Version eher dazu verwendet, lose Ideen zu finden und verschiedene Lösungen auf eine Fragestellung zu entwickeln, dient das Visual World Café dazu, tiefgründige Lösungsansätze zu entwickeln. Wie das geht, erfahren Sie heute!
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Visual Selling® RethINK Business Process
Ja, auch das Visual World Café lässt sich in den Visual Selling® RethINK Business Process einordnen. Denn es gehört zur Co-Create-Phase, die dritte von insgesamt vier Phasen.
Die Basis hierfür stellt immer eine gründliche Erörterung des Kernproblems dar. Nur, wenn das bekannt ist, kann eine nachhaltige und von allen Seiten akzeptierte Lösung ermittelt werden. Dies geschieht in der Discover-Phase.
Daran schließt sich die Visualize-Phase an. Sie dient dazu, das bevorstehende Projekt bekannt zu machen, Befürworter und eventuell Geldgeber zu gewinnen und Mitarbeiter zu informieren. Das gut ergründete Problem wird professionell präsentiert, zusammen mit der zu erarbeitenden Lösung und den zu erwartenden Veränderungen oder Verbesserungen nach erfolgreichem Projektabschluss.
Nun geht es an die gemeinsame Erarbeitung der Lösung. In der Co-Create-Phase arbeiten verschiedene Menschen mit unterschiedlichem Know How zusammen. So werden beste Ergebnisse erzielt und das Projekt schließlich zum Erfolg gebracht.
Dieser soll zum Schluss ausgerollt werden. Mitarbeiter müssen eventuell von Neuerungen in ihrer Arbeitsweise überzeugt bzw. darüber informiert werden. Potentielle Kunden müssen das neue Produkt oder die Dienstleistung kennenlernen. All das geschieht in der letzten, der Win-Phase.
Alle vier Phasen werden durch Visualisierungen, die live am Flipchart, Whiteboard oder Tablet entstehen, unterstützt. Denn sie sorgen für ein gemeinsames Verständnis aller Projektteilnehmer, eine gute Kommunikation und einer schnellen Information aller Beteiligten.
Missverständnisse werden vermieden, wodurch viel Zeit und Aufwand im Prozess eingespart werden. Die Ergebnisse erzielen eine höhere Qualität, da Teammitglieder einen besseren Fokus auf das eigentliche Thema und das zu erreichende Ziel richten können.
Visual World Café
Genau darum geht es auch im Visual World Café. Die Teilnehmer wollen gemeinsam Lösungen erarbeiten, um das Gesamtprojekt erfolgreich voranzubringen. Hierfür wird in mehreren Gruppen an verschiedenen Fragestellungen gearbeitet, um schließlich ein Gesamtergebnis zu erzielen.
Beim Visual World Café werden zu diesem Zweck nicht nur Worte und Sätze aufgeschrieben. Ziel ist es, möglichst viel zu visualisieren. Dadurch werden die Aussagen und Ideen wesentlich klarer und Teilnehmer können häufig feststellen, dass vermeintlich gleich klingende Ideen nichts gemein haben, während andere, die weit voneinander entfernt scheinen, doch zusammengehören. Das Bild bringt diese Klarheit und somit ein gutes gemeinsames Verständnis, beides wichtige Aspekte, die in VUCA Prime als Antwort auf VUCA beschrieben wurden.
Vorüberlegungen
Bevor Sie direkt in die Planung des eigentlichen Visual World Cafés gehen, sind einige Grundüberlegungen notwendig. Beantworten Sie sich daher immer zunächst folgende Fragen:
- Wann soll das Visual World Café stattfinden?
- Wo wird es stattfinden?
- Wie groß ist der Raum und wie ist er gestaltet und ausgestattet?
- Wie viele Teilnehmer haben Sie?
- Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
- Was ist das Ziel des Visual World Cafés?
- Welches Know How benötigen Sie und welches steht zur Verfügung, um das Ziel zu erfüllen?
- Welche Materialien, Informationen und Hilfsmittel benötigen Sie noch, um das Ziel zu erreichen?
- Welche Getränke und Snacks wollen Sie zur Verfügung stellen, um den Prozess zu unterstützen?
- Wie kann der Prozess noch unterstützt werden?
Die ersten drei Fragen stellen die Grundlagen dar. Sie ermöglichen Ihnen, einen zeitlichen Plan für die Vorbereitungen aufzustellen. Zudem können Sie durch das Wissen über den Veranstaltungsort frühzeitig mit den Raumverantwortlichen Kontakt aufnehmen, um Details zur Ausstattung und Raumaufteilung zu erfahren. All das ist später im Workshop sehr wichtig und muss deshalb schon in den Vorüberlegungen einbezogen werden.
Je nach Raumgröße können Sie die Gruppen anders aufteilen und anordnen. Diese sollten sich in der späteren Arbeitsphase nicht gegenseitig blockieren oder im Wege stehen. Zudem ist es wichtig, dass sich jeder auf seine aktuelle Fragestellung konzentrieren kann. Das geht nur mit einem Abstand zwischen den Gruppen.
Mit in diese Überlegungen fließt die Frage 4 nach der Anzahl der Teilnehmer ein. Denn die Raumgröße wird maßgeblich davon beeinflusst. Wie viele Gruppen sollen aus dieser Teilnehmerzahl gebildet werden? Je mehr Teilnehmer in einer Gruppe sind, desto mehr Ideen können sprudeln, desto mehr Diskussionen können aber auch entstehen. Mehr als 10 Teilnehmer sollten es deshalb nicht sein. Ideal sind 5 – 7 Teilnehmer pro Gruppe.
Machen Sie sich Gedanken über die Dauer des Workshops (Frage 5). Ist es ein Mehrtagesworkshop oder dauert er nur wenige Stunden? Die Zeit bestimmt maßgeblich den Aufbau des späteren Workshopteils und natürlich das Ergebnis.
Schreiben Sie nun das Ziel des Visual World Cafés auf (Frage 6). Wie Sie ein gutes Ziel definieren, können Sie nochmal in Ausgabe 15 der Visual Selling® Sommerakademie nachlesen. Achten Sie hier besonders darauf, zwar ein herausforderndes, aber dennoch realistisches Ziel zu formulieren. Behalten Sie dabei auch die zur Verfügung stehende Zeit und die Teilnehmerzahl im Auge.
In diese Überlegungen können zudem die Fragen 7 und 8 einbezogen werden. Wenn Sie wissen, welche Kenntnisse Ihre Teilnehmer haben, kann das Ziel des Workshops realistischer formuliert werden. Auch die zur Verfügung stehenden Hilfsmittel und Materialien können Einfluss auf die Zieldefinition haben. Darüber hinaus kann es jedoch auch sinnvoll sein, weitere Experten hinzuzuziehen, um das Ziel zu erreichen. Ebenso müssen entsprechende Informationen, Materialien und Hilfsmittel erstellt und den Teilnehmern bereitgestellt werden.
Die Fragen 9 und 10 beziehen sich auf die optimale Arbeitsatmosphäre. Überlegen Sie, wer am Workshop teilnehmen wird. Kennen Sie die Personen? Dann kennen Sie eventuell auch deren Vorlieben an Snacks und Getränken, die sie motivieren. Ein Visual World Café muss Spaß machen. Denn dann können wirklich gute Ideen und Lösungen entstehen. Stellen Sie daher einen guten Mix zusammen, z.B. aus Gummibären, Nüssen, Obst, Schokoriegeln usw. Während des Workshops empfehlen wir Wasser, Kaffee und Tee anzubieten. In den Pausen können zudem weitere Softgetränke, sowie Fingerfood oder Kuchen bereitgestellt werden.
Motivation kann jedoch nicht nur mit Essen und Getränken erreicht werden. Darüber hinaus ist es möglich, auch die anderen Sinne anzusprechen. Musik kann z.B. aktivieren, beruhigen oder träumen lassen. Wählen Sie daher für die verschiedenen Phasen Ihres Workshops passende Musik aus, um den Prozess zu unterstützen. Achten Sie auch auf die Lautstärke, die ebenfalls erheblichen Einfluss auf die Handlungen und Konzentrationsfähigkeit hat.
Arbeiten Sie zudem mit Düften. Auch sie können aktivieren oder beruhigen und beeinflussen in hohem Maße die Stimmung der Teilnehmer. Wählen Sie daher Düfte, die positiv stimmen und somit motivieren. Nutzen Sie aber auch gezielt die Düfte, um Phasen der Aktion oder Ruhe zu unterstützen, oder steigern Sie die Kreativität, z.B. mit Orangenduft.
Vorbereitung
Gehen Sie immer mit ausreichend Zeit in die Vorbereitung des Visual World Cafés. Denn gut vorbereitet ist halb durchgeführt. Je besser Sie Ihre Aufgaben erledigen, desto besser ist die Stimmung bei den Teilnehmern und desto besser wird das Ergebnis.
Ebenso beeinflusst Ihr eigener Zustand in hohem Maße den Gesamteindruck und die Motivation der Teilnehmer. Sind Sie entspannt und zufrieden, wenn der Workshop tatsächlich beginnt, steigert das das Vertrauen in Sie und die Teilnehmer werden sich gerne von Ihnen anleiten und führen lassen. Sind Sie hingegen gehetzt und gestresst, müssen nach dem Eintreffen der Teilnehmer noch restliche Vorbereitungen treffen oder fehlt es sogar an Details, wirkt sich das sehr negativ auf die Arbeitseinstellung aus.
Je nach Größe des Workshops sollten Sie daher immer mindestens zwei Stunden eher im Raum sein. Prüfen Sie als erstes, ob dieser so ausgestattet ist, wie Sie es mit dem Verantwortlichen vereinbart haben. Jetzt ist noch genügend Zeit, Fehlendes bringen zu lassen, ohne, dass es die Teilnehmer merken.
Stimmt die Ausstattung, richten Sie Ihre Technik ein. Beamer, iPad, eventuell AppleTV, Notebook, Mikrofon, … je nachdem, was Sie zur Einstimmung, zur Kurzschulung, zur Moderation und für die Arbeitsphase benötigen, kann mehr oder weniger Technik zum Einsatz kommen. Auch hier können Probleme mithilfe des hauseigenen Technikers rechtzeitig behoben werden, wenn genügend Zeit ist.
Erst jetzt beginnen Sie mit dem Verteilen der Materialien. Im Allgemeinen benötigen Sie für ein Visual World Café folgende Utensilien:
- 1 Stehtisch pro Gruppe.
- 1 Flipchartpapier oder eine Papiertischdecke pro Tisch.
- Mindestens 3 – 5 Stifte pro Tisch in verschiedenen Farben. Schwarz sollte auf jeden Fall immer mit dabei sein. Hierfür eignen sich die Stifte No. 1 von Neuland sehr gut.
Ordnen Sie die Stehtische im Raum so an, dass es die Erarbeitung Ihres Zieles unterstützt. Die Gruppen sollen sich nicht gegenseitig beeinflussen und es muss genügend Platz sein, um sich um den Tisch herum zu bewegen. Zudem müssen die Tische so angeordnet sein, dass ein leichtes Wechseln möglich wird, ohne nachdenken zu müssen, wohin es als nächstes geht. Die Teilnehmer würden sonst aus dem kreativen Prozess gerissen werden.
Legen Sie auf jeden Tisch eine Papiertischdecke oder ein Flipchartpapier. Bereiten Sie dieses mit einer kleinen Visualisierung, z.B. einer Kaffeetasse vor. Sie können nun auch schon die Fragen aufschreiben, wenn es zu Ihrem Konzept passt. Bewährt hat es sich aber auch, die Fragen erst später durch die Teilnehmer aufschreiben zu lassen.
Legen Sie die Stifte auf die Tische. Ordnen Sie diese so an, dass es schön aussieht und motiviert, loszulegen. Die Stifte sollten dabei nicht Ihre Visualisierung verdecken. Sie können aber in die Visualisierung integriert werden.
Nachdem alle Tische bereitstehen, ist es nun wichtig, die notwendigen Materialien bereitzulegen. Gibt es unterstützende Materialien, wie beispielsweise Zeitschriften, Textauszüge, Modelle, Designentwürfe, …? Ordnen Sie diese auf einem entsprechenden Tisch an. Beachten Sie dabei, ob die Teilnehmer sich die Informationen nur ansehen können sollen, oder ob sie sie mit zu den Tischen nehmen können. Überlegen Sie auch, ob der Materialientisch von Beginn an sichtbar sein soll, oder ob Sie die Spannung steigern und ihn zunächst verbergen wollen.
Sind diese Vorbereitungen abgeschlossen, stellen Sie nun die Snacks und Getränke bereit. Wurde dieser Teil vom Hotel übernommen, gehört die Prüfung mit an den Anfang. Schauen Sie sich zum Abschluss noch einmal um. Sieht alles gut aus? Ist alles da? Funktioniert alles? Gehen Sie hierfür auch Ihre Checkliste gründlich durch. Ist alles wie es sein soll? Prima! Dann gönnen Sie sich jetzt einen Kaffee oder Tee und freuen Sie sich auf das Eintreffen der Teilnehmer.
Workshopdurchführung
Starten Sie Ihren Workshop immer pünktlich! Warten auf zu spät kommende Teilnehmer erzeugt Frust bei den pünktlichen. Das wirkt sich negativ auf die Arbeitseinstellung und auf das Ergebnis aus. Zudem würden Sie Ihre Teilnehmer dazu erziehen, selbst unpünktlich zu kommen, während Sie die zu spät kommenden durch pünktliches Beginnen dazu animieren können, demnächst auch pünktlich zu sein.
Geben Sie zu Beginn motivierende Worte. Erklären Sie, weshalb Sie zusammengekommen sind und was das Ziel des Workshops ist. Geben Sie anschließend einen Überblick über das Vorgehen. Eventuell ist nun eine Kurzschulung notwendig. Insbesondere, wenn eine Differenz bei der Beantwortung der Frage 7 im oberen Teil deutlich wurde, müssen diese ausgeglichen werden. Aber auch, um alle Teilnehmer besser einzustimmen und auf eine passende Ausgangsbasis zu bringen, sind kurze Trainingseinheiten vor dem eigentlichen Workshop notwendig.
Beim Visual World Café erfolgt immer eine Einweisung in die visuelle Methode. Obwohl Menschen visuelle Wesen sind und sich schon immer über Zeichnungen ausgetauscht bzw. Wissen weitergegeben haben, fällt es Erwachsenen häufig schwer, wieder zu zeichnen. Im Laufe des Schullebens haben sie diese Fähigkeit meist abgelegt, da hier zum Großteil Schrift verlangt und künstlerische Bilder im Kunstunterricht schlecht bewertet werden. Ängste und negative Glaubenssätze können dann dem Workshop entgegenstehen. Die Vorteile der Visualisierung gehen verloren und die Ergebnisse liegen unter Umständen sogar hinter denen eines World Cafés im herkömmlichen Sinne.
Um das zu vermeiden, ist eine Kurzschulung unumgänglich. Beginnen Sie schon bei der Vorstellungsrunde mit einer visuellen Methodik. Hier hat sich das visuelle Hashtagging sehr bewährt. Bei dieser Methode kommt es auf nichts an, weshalb die meisten Menschen ohne Angst mitmachen und wirklich schöne Bilder entstehen lassen. Die Ergebnisse können Sie nutzen, um zu den Visual Selling® IdeaPix überzuleiten. Denn im Prinzip sind die visualisierten Hashtags nichts anderes.
Geben Sie nun ein paar typische Visual Selling® IdeaPix vor. Menschen, Gruppen, Pfeile, Rahmen und für Ihre Branche oder Ihr Unternehmen typische Elemente, wie z.B. Server, Businessgebäude, laufende Kosten, Browser, Notebook, usw. Gehen Sie anschließend auf Wünsche der Teilnehmer ein. Welche Begriffe fallen ihnen ein, die sie häufig brauchen? Geben Sie auch hierfür Beispiele vor.
Im Anschluss daran kann es in den eigentlichen Workshop gehen. Hierbei unterscheidet sich das Konzept des Visual World Café deutlich von dem des herkömmlichen World Cafés. Nicht nur die Visualisierungen bringen den Unterschied. Auch das Vorgehen ist anders.
Im herkömmlichen Modell werden die Teilnehmer in Gruppen aufgeteilt bzw. ordnen sich selbst einer Gruppe zu, wobei eine bestimmte Anzahl an Gruppenmitgliedern nicht überschritten werden sollte. Pro Gruppe gibt es einen Moderator. Dann wird eine Frage mitgegeben, die alle Gruppen für sich selbst beantworten. Nach einer gewissen Zeit wird gewechselt. Dabei bleibt der Moderator am Tisch. Alle anderen Teilnehmer ordnen sich selbst in neue Gruppen ein. Jetzt gibt es wieder eine Frage, die die neuen Gruppen jeweils für sich beantworten. Dies geschieht noch einmal auf gleiche Weise. Nach drei Runden sind die kleinen, speziell dafür erhältlichen Tischdecken gefüllt. Im Nachgang werden dann alle Einzelergebnisse zusammengetragen und vielleicht weiterverwendet. Meist – so ist unsere Erfahrung – geschieht jedoch nichts weiter damit und das World Café diente lediglich der Unterhaltung.
Das Visual World Café soll brauchbare und tiefgründige Ergebnisse liefern, mit denen weitergearbeitet wird, um ein Projekt erfolgreich ans Ziel zu führen. Hierzu gibt es ebenfalls pro Tisch einen Moderator. Dieser bleibt am Tisch und weist die Gruppen jeweils ein. D.h., er erklärt, was bisher geschah und gibt Hinweise zur Fragestellung.
An jedem Tisch gibt es eine bestimmte Frage. Das heißt, je mehr Teilnehmer der Workshop hat, desto mehr Fragen zu einem Thema können bearbeitet werden. Es ist aber auch möglich, mehrere Gruppen die gleichen Fragen beantworten zu lassen. In diesem Fall finden im Prinzip mehrere World Cafés parallel statt.
Die jeweiligen Fragen sollen das Kernproblem aus verschiedenen Perspektiven heraus beleuchten, wodurch beste Ergebnisse erzeugt werden. Angenommen, Sie haben 3 Gruppen, dann können Sie drei Fragen stellen. Gruppe 1 bearbeitet zunächst Frage 1, Gruppe 2 Frage 2 und Gruppe 3 Frage 3. Nach einer bestimmten Zeit, im Idealfall mindestens 20 Minuten, wird gewechselt. Die Gruppen bleiben erhalten und wechseln komplett, ausgenommen vom Moderator, zum nächsten Tisch. Nun bearbeitet Gruppe 1 Frage 2, Gruppe 2 Frage 3 und Gruppe 3 Frage 1. Der Moderator am Tisch weist die neue Gruppe ein und erklärt, was bisher erarbeitet wurde. So können weitere und tiefgründigere Ideen entstehen.
Nach weiteren 20 Minuten wird abermals gewechselt, sodass nun Gruppe 1 Frage 3, Gruppe 2 Frage 1 und Gruppe 3 Frage 2 bearbeitet. Wiederum weist der Moderator die neuen Teilnehmer ein und unterstützt bei der Erarbeitung weiterer Ideen. Zum Schluss wechseln alle Gruppen noch einmal, wieder zurück an „ihren“ Tisch.
Nun werden alle Ergebnisse durchgeschaut und geclustert. Ist das abgeschlossen, einigen sich alle Gruppenmitglieder auf 3 bis 5 Schwerpunktthemen. Diese werden vorgetragen und gemeinsam mit den Schwerpunktthemen der anderen Gruppen zusammengeführt. Mit diesem Ergebnis kann in weiteren Workshops gearbeitet werden, um schließlich das Gesamtprojektziel zu erreichen.
Workshopnachbereitung
Nun kommt der wichtigste Teil des Workshops, die Nacharbeit. Sie wird gerne vergessen, doch in ihr werden die Ergebnisse aus dem Workshop nutzbar gemacht. Bringen Sie diese zusammen und stellen Sie sie so dar, dass auch nach Wochen noch jeder etwas damit anfangen kann. Auch hierbei helfen Visualisierungen. Neben den Bildern, die bereits während des Workshops entstanden sind, helfen Rahmen, Pfeile und ergänzende Visualisierungen, eine Geschichte zu erzählen, die verstanden wird.
Zudem müssen hier die nächsten Schritte und die dazugehörigen Termine eingetragen werden. Hierdurch stellen Sie sicher, dass das Projekt weiterläuft und die Ergebnisse aus dem Workshop nicht im Sande verlaufen. Darüber hinaus dient diese Visualisierung als Grundlage für die nächsten Schritte und für eventuelle weitere Workshops.
Ausblick
Sie haben nun ein wundervolles Workshopformat kennengelernt, um hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Einer erfolgreichen Zusammenarbeit steht damit nichts mehr im Wege.
Um diese weiter zu stärken und auch in anderen Bereichen zusammenzuarbeiten, in denen ein Visual World Café nicht passt, lernen Sie in der nächsten Ausgabe eine weitere schöne und beliebte Workshopmethode kennen: Visual Walt Disney. Seien Sie gespannt darauf und freuen Sie sich, in Zukunft auf ganz neue Weise zusammenzuarbeiten.
Auch danach geht es weiter mit Workshops. So sind Sie nach der Visual Selling® Sommerakademie perfekt gewappnet für die Co-Create-Phase in Ihren zukünftigen oder auch schon in Ihren aktuellen Projekten. Natürlich darf das Feiern des Erfolgs nicht fehlen. Daher geht es in den letzten Ausgaben in die WIN-Phase, in der Sie erfahren, wie Sie Ihre Ergebnisse perfekt präsentieren und bekannt machen.
Experten-Tipp: Verpassen Sie keine Ausgabe und erhalten Sie zusätzlich alle Methoden visuell aufbereitet als Sammelkarte in einem schönen Sammelordner. Abonnieren Sie dazu gleich die Visual Selling® Sommerakademie.
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Leiten Sie demnächst einen Workshop? Überlegen Sie, ob sich das Visual World Café dort anbieten würde. Wenn ja – prima! Nutzen Sie das neue Format, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Werten Sie im Anschluss aus, wie Sie zurechtkamen, was Sie noch verbessern können und was Ihnen richtig gut gefallen hat. Gerne können Sie uns bei Fragen dazu kontaktieren.
Haben Sie gerade keinen Workshop, befassen Sie sich zumindest mit der Theorie. Bereiten Sie einen Workshop vor, als würden Sie demnächst einen halten. Suchen Sie sich dafür ein Thema aus, das vielleicht demnächst bearbeitet werden soll.
Vielleicht können Sie aber auch Kollegen oder Freunde finden, die mit Ihnen gemeinsam das Format einmal durchspielen und ausprobieren. Wir wünschen Ihnen viel Freude damit!
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