Vom Monolog zum Dialog zum Multilog

Produktivitätssteigerung im Meeting: Durch Visual Selling® zum Multilog

Schon wieder eine Besprechung, ein Workshop, ein Meeting. Viele empfinden diese als reine Zeitverschwendung und als unproduktiv, wie bereits mehrere Studien belegen (MatchWare GmbH, 2013). Knauß (2013) beschreibt sogar, dass zu viele Meetings psychisch krank machen.

Schlechte Meetingvorbereitung

Der Grund: Häufig wird ein Meeting schlecht vorbereitet, weshalb die Teilnehmer nicht mit der richtigen und für den Erfolg notwendigen Einstellung in das Gespräch gehen. (Willmroth, 2012)

Dadurch erledigen sie häufig andere Aufgaben nebenher, führen Quergespräche oder nutzen die Zeit zum Plaudern. Monologe dominieren die Konferenzen. Es fehlen klare Ziele, ein fest abgesteckter Zeitrahmen und eine gute Protokollierung. (Kolowich, 2014) (Knauß, 2013) Das führt zu Stress, der krank machen kann.

Und obwohl über solche Fehler in Meetings bereits in den Jahren 2012 bis 2014 viel geschrieben und gesagt wurde, dabei die Auswirkungen in Bezug auf immense Kosten, Zeitverluste und Gesundheit aufgezeigt wurden, hat sich bis heute nicht viel daran geändert. Dabei sind Meetings äußerst wichtig. In ihnen werden Ideen ausgetauscht, Innovationen geboren und zur Realisierung gebracht. (Willmroth, 2012)

Doch dazu ist ein echter Dialog notwendig. Die Teilnehmer müssen sich aktiv austauschen. Die Ergebnisse müssen dokumentiert sein und zwar so, dass später noch jeder Beteiligte die Ergebnisse versteht und damit weiterarbeiten kann. Nur so sichern Sie die Qualität der Ergebnisse, Ihren Erfolg und steigern Ihre Produktivität im Business.

Meetings effizient und gewinnbringend durchführen

Damit Sie Ihre Meetings zukünftig effizient und gewinnbringend durchführen und somit die Produktivität im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern erhöhen können, haben wir ein Meetingtemplate entwickelt. Mit diesem bereiten Sie Ihr Meeting perfekt vor, führen es gekonnt durch und bleiben dran - durch das Dokumentieren der nächsten Schritte.

Experten-Tipp: Dieses Template ist ab Sommer 2019 für das Montblanc® Augmented Paper verfügbar. Ein Online-Workshop zur Verwendung dieser und weiterer Vorlagen steht ebenfalls ab Juli 2019 jeden 3. Donnerstag im Monat zur Verfügung.

Gleichzeitig empfehlen wir, Besprochenes visuell festzuhalten. Dadurch vermeiden Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass jeder wirklich über das Gleiche spricht und dasselbe Bild vom Gesagten im Kopf hat.

Sie sparen dabei Energie bei allen Teilnehmern, weil diese nicht mehr selbst Bilder zum Gesprochenen erzeugen und immer wieder abgleichen müssen. Sie können einfach dem Bild auf der Leinwand folgen und somit schneller eigene Ideen und Argumente entwickeln.

Aus dem Dialog wird ein Multilog, denn verschiedenste Gedanken werden miteinander vernetzt und visuell abgebildet. Damit erhöhen Sie die Produktivität in Ihren Meetings und steigern die Qualität Ihrer Ergebnisse.

So nutzen Sie das Template

 

Professionelle Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen mit dem Visual Selling® Meeting-Template, Schritt 1: Meeting-Daten

Beginnen Sie vor dem Meeting oben links und tragen Sie zunächst die Eckdaten für Ihr Meeting ein. Diese sind wichtig, damit Sie eine genaue Vorstellung davon bekommen, welche Art Meeting Sie erwartet.

Welches Thema soll geklärt oder besprochen werden? Wer nimmt teil? Welche Argumente könnten auftreten? Welche Punkte sind zu berücksichtigen?

Professionelle Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 2: Ziele

Legen Sie im nächsten Schritt Ihr Ziel für das Meeting fest. Was soll am Ende erreicht sein? Oder was soll mit dem Besprochenen erreicht werden? Das Ziel ist sehr wichtig, um ein effektives Meeting zu führen. Visualisieren Sie sich das Ziel so genau wie möglich. Durch ein aussagekräftiges Bild fällt Ihnen die Zielerreichung wesentlich leichter.

Professionell Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 3: Wichtige Themen

Füllen Sie nun den Bereich „to be considered“ aus. Was dürfen Sie nicht vergessen? Visualisieren Sie alles, was unbedingt besprochen werden muss. Hier können Sie sich auch Notizen zu den Standpunkten der Teilnehmer zum Thema machen, um sich bereits im Vorfeld auf Einwände vorzubereiten.

Professionelle Vorbereitung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 4: Meeting-Kern

Nun geht es an den Kern des Meetings. Welche Themen müssen besprochen werden? Schreiben Sie in jeden Bereich in der Mitte der Vorlage ein Thema. Visualisieren Sie für jedes ein Icon und schreiben Sie den Titel daneben. Wenn Sie mehr als 4 Themen benötigen, ziehen Sie sich ruhig noch Linien ein. Während des Meetings fügen Sie in diesen Bereich alle Notizen und Visualisierungen zu Ihren Themen ein. Lassen Sie auch gerne noch Felder frei. Häufig entwickelt sich ein Meeting in eine neue Richtung. So verfügen Sie noch über genug Platz, diese Themen zu ergänzen.

Sind Sie sich über alles im Klaren? Dann können Sie nun in Ihr Meeting starten. Haken Sie sich während der Besprechung im Bereich „to be considered“ die bereits geklärten Punkte ab und fügen Sie weitere hinzu, wenn Ihnen noch wichtige Gedanken in den Sinn kommen.

Im Bereich „the core“ gehen Sie Thema für Thema durch und visualisieren Sie die Gesprächsergebnisse. Werfen Sie diesen Bereich auch an die Wand, damit alle Teilnehmer den Ergebnissen zustimmen oder Änderungen vornehmen können.

Professionelle Durchführung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 5: Offene Punkte

Bleiben Punkte unbesprochen, weil beispielsweise die Zeit nicht reicht, dann notieren und visualisieren Sie diese im unteren Bereich Ihres Templates unter „open items“.

Professionelle Durchführung von Meetings, Besprechungen und Konferenzen, Schritt 6: Nächste Schritte

Zu guter Letzt nehmen Sie sich mindestens für die letzten 10 Minuten Zeit, die nächsten Schritte festzulegen. Was ist nun zu tun, um das Ziel, welches im Meeting besprochen wurde, zu erreichen?

Works Cited

Knauß, F. (5. Juni 2013). Meetings machen krank. Abgerufen am Februar 2019 von Zeit Online: https://www.zeit.de/karriere/beruf/2013-05/meetings-stress-kommunikation

Kolowich, L. (25. August 2014). The Ugly Truth About Meetings: Why They Are Such a Time Suck [Infographic]. Abgerufen am Februar 2019 von Hubspot: https://blog.hubspot.com/marketing/ugly-truth-about-meetings-infographic

MatchWare GmbH. (16. Oktober 2013). In Zahlen: Meeting Statistiken. Abgerufen am Februar 2019 von MeetingBooster® - Professionelle Meeting Management-Software: https://www.meetingbooster.com/de/blog/in-zahlen-meeting-statistiken/

Willmroth, J. (23. Oktober 2012). Meetings, die keine Zeit rauben. Abgerufen am Februar 2019 von Zeit Online: https://www.zeit.de/karriere/beruf/2012-09/buero-meetings-fuehrungskraefte

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